Como criar planilhas de contas a pagar

As planilhas de contas a pagar facilitam o controle das despesas da empresa, mantendo a organização das contas por data de vencimento e evitando que o pagamento seja esquecido. Desse modo, contribui para que não tenha gastos com juros e multas.

Quando o atraso no pagamento das contas é frequente, o reflexo é o aumento do valor de cada conta — um dinheiro que pode fazer total diferença em determinadas áreas da companhia.

Para evitar esse tipo de problema, é importante conhecer o controle de contas a pagar e saber como ter uma planilha eficiente para organizar os gastos da sua organização. Confira nossas dicas!

O que é controle de contas a pagar?

O controle de contas a pagar é um relatório que lista todos os compromissos financeiros da empresa, fornecendo ao administrador ou gestor a possibilidade de verificá-los de maneira rápida e precisa. Esse relatório identifica:

• Obrigações a pagar;
• Prioridades do que deve ser pago, caso aconteça alguma dificuldade financeira;
• Quais obrigações contratadas não foram pagas;
• O prazo de pagamento para que ele não seja perdido;
• Formas de evitar juros e multas;
• Como realizar pagamentos antecipados e conseguir descontos;
• Informações úteis para o fluxo de caixa;
• Como pode ser feita a conciliação dos dados com os saldos contábeis.

Quais os tipos desse controle?

Você encontra diversas soluções para realizar as planilhas de contas a pagar e garantir mais controle, como: fichas impressas, planilhas e softwares. É importante considerar a solução mais adequada à realidade da companhia.

Abaixo, listamos as principais vantagens e desvantagens de cada tipo:

Ficha impressa

A ficha impressa vêm em folhas soltas para fichário ou impressas em cadernos. Elas podem ser práticas, pois basta preencher as informações a lápis ou à caneta. Contudo, não indicam erros que podem alterar o seu controle de contas a pagar.

Planilhas de contas a pagar

Qualquer computador tem acesso a softwares de edição de planilhas — pagos ou gratuitos. As planilhas de contas a pagar podem ser personalizadas de acordo com a realidade da companhia, mas isso exige certo conhecimento na hora de editar.

Outro ponto positivo é que fórmulas inseridas na planilha são capazes de somar, subtrair, multiplicar, dividir e fazer outros cálculos automaticamente. Portanto, com essa opção, os erros da ficha impressa são evitados.

Outros softwares

É possível encontrar no mercado softwares especializados em contas a pagar, tanto gratuitos quanto pagos. Eles são muito eficientes, principalmente os que se conectam ao fluxo de caixa.

Os softwares vêm com outras funções interessantes e muito úteis, como os alertas que evitam o atraso no pagamento das contas. Em alguns casos, eles se conectam à conta bancária e realizam o pagamento de forma automática.

O software e as planilhas de contas a pagar são as opções indicadas?

Sim, pois tratam-se de soluções digitais que podem ser facilmente acessadas por dispositivos como computadores de mesa, notebooks, celulares e tablets. Assim, o controle de contas a pagar ocorre a todo instante e em qualquer lugar.

No caso das planilhas de contas a pagar, aqui vão os passos para que você elabore a sua:

• Faça um levantamento com todas as contas

Para que a planilha funcione como uma ferramenta de organização, evitando o esquecimento da data de vencimento das contas, é necessário listá-las — mesmo as que não constam em recibos ou notas fiscais.

• Escolha o software para montar a planilha

Softwares como Microsoft Excel e Google Planilhas são bastante conhecidos e possuem inúmeras vantagens, como salvamento, compartilhamento e edição on-line.

O Excel pode ter licença adquirida a parte ou já ativa no computador, enquanto o Google Planilhas é uma ferramenta gratuita da Google.

• Estruture as planilhas de contas a pagar

Antes de inserir qualquer informação, salve o documento em “Salvar Como” e nomeie-o. Salve a planilha em uma pasta no computador ou na nuvem, ou seja, em servidores on-line que permitem o compartilhamento.

Determine o número de colunas e células que as planilhas de contas a pagar devem ter. Lembre-se de que este número deve estar de acordo com a quantidade de informações levantadas.

• Coloque os dados na planilha

Transcreva os dados para o documento, contudo, tenha o máximo de atenção para não confundir os valores, pois isto pode comprometer o resultado e gerar dores de cabeça no futuro.

Coloque-os individualmente e sem pressa. Depois, confira se todas as informações foram inseridas e se os valores e os vencimentos estão corretos.

Destacamos que a opção “Salvar” deve ser acionada sempre que possível quando o documento estiver salvo no computador. Quando ele é on-line, essa opção é acionada automaticamente.

Além da planilha, softwares especializados podem assumir — de maneira automática — o controle de contas a pagar. 

Por meio desse serviço, você terceiriza a gestão da folha de pagamento e consegue focar na atividade principal do negócio. Desse modo, é possível reduzir custos operacionais, de tempo e gestão.

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